Viele Bankleitzahlen haben sich geändert. Zeit für ein Update.

Im nächsten AMS-Update wird das aktualisierte Bankleitzahlenverzeichnis zwar mitgeliefert, aber wir stellen hier die aktuelle Version zum Download, damit auch ohne komplettes AMS-Update der neueste Stand hergestellt werden kann. Der Import der neuen Daten ist in jeder aktuellen AMS-Version möglich. So geht es:

1. Die neue Datei herunterladen und speichern: blz_20100308.ams
2. Die Datei in AMS.4 einlesen: Hierzu dient der Menüpunkt Datei -> Importieren -> AMS-Datei importieren; dort die soeben gespeicherte Datei einlesen.

Bitte beachten Sie, dass die Bankleitzahlen erst ab dem 08.03.2010 gültig sind.

Die neue AMS.4 Version 4.2.1 ist fertig und steht schon per Onlineupdate zur Verfügung.

Einige Highlights sind:

• Das neue Änderungsjournal protokolliert Änderungen an allen Datensätzen in AMS – z.B. auch bei Vermittlern, Gesellschaften, Adressen oder Terminen.

• In der Kundenliste gibt es eine Kartendarstellung der Kundenadressen (basierend auf Google Maps)

• DMS-Anwender profitieren vom verbesserten Scannen von Dokumenten und einer “Drag-and-Drop”-Funktionalität im Postbestand.

• Im Rechnungswesen gibt es nun Unterstützung für mehrere Prämienzahler in einem Vertrag, Bewertungssummenformeln.

• Bei Verträgen gibt es neben Pflichtfeldern nun auch “Sollfelder”, die eine Eingabe nicht zwingend erfordern.

• Die Sparten WGV und VGV-GEW können mit Quadratmetertarifen umgehen, inklusive jährlicher Anpassung.

Weitere Änderungen und Erweiterungen finden Sie in den Update-Infos.

Wer sich gewundert hat, dass an dieser Stelle in letzter Zeit weniger Neuigkeiten als sonst zu lesen waren, dem liefern wir auf auf unserem DKM-Messestand alle Antworten.

Die größte Neuigkeit:

Update 5.11.2009: Aufgrund der Nachfragen – es handelt sich hierbei NICHT um eine neue Oberfläche für die bestehende Windows-Software AMS.4, sondern um etwas ganz neues – ein webbasiertes System, mit dem ein Benutzer ohne Softwareinstallation einfach im Browser arbeiten können. Und zwar auf dem gleichen Datenbestand, auf dem auch mit AMS.4 gearbeitet wird. AMS.4 wird also nicht ersetzt, sondern ergänzt.  Fortgeschrittene Aufgaben wie Provisionskontrolle und statistische Auswertungen sind weiterhin nur mit der Windows-Software AMS.4 möglich.

Der Versicherungsvertrag kennt viele Beteiligte – Unternehmen und Privatpersonen, die in unterschiedlichen Rollen am Vertrag mitwirken können: Versicherer, Versicherungsnehmer, Versicherte Person, Vermittler, Untervermittler, Bezugsberechtigte, Beitragszahler, …

Für den Softwareentwickler im Versicherungsbereich hält die reale Welt dabei gelegentlich Gemeinheiten bereit. Ein einfaches Gemüt könnte denken, mit einer beteiligten Person oder Firma pro Rolle wäre ein Versicherungsvertrag schon ausreichend beschrieben (schauen Sie mal in ein paar einfach gestrickte Maklerverwaltungsprogramme!). In der Realität gibt es aber häufig mehrere Beteiligte pro Rolle:

• Mehrere Versicherer decken einen Vertrag als Konsortium mit festen oder variablen Anteilen – Beteiligungsgeschäft.
• Mehrere Personen sind in Gruppenverträgen eingeschlossen.
• Mehrere Vermittler teilen sich die Courtage.
• Die Provision wird in auf Innen- und Außendienstmitarbeiter verteilt oder in einer Hierarchie abgerechnet.
• Für unterschiedliche Versicherungsfälle können unterschiedliche Bezugsberechtige eingesetzt werden.
• Und zu guter letzt kann es auch mehrere Beitragszahler in einem Vertrag geben.

Bis auf die mehreren Beitragszahler konnte man das alles bisher schon in AMS.4 verwalten. Und auch für den letzten Fall gibt es nun eine Lösung. Hintergrund: Wenn Unternehmensgruppen versichert werden, erstreckt sich der in einem Mantelvertrag vereinbarte Schutz häufig auch auf Konzernunternehmen. Die Konzernunternehmen zahlen hierfür anteilig Prämien. Es gibt also zwei Eigenschaften der Unternehmen, die in der Verwaltungssoftware abgebildet werden müssen:

1. Sie sind mitversichert: Die Unternehmen werden als Referenzen mit der Rolle “Mitversichertes Unternehmen” bei den Verträgen hinterlegt, in denen sie eingeschlossen sind. Damit kann für jedes Unternehmen eine Liste erzeugt werden, in welchen Sparten Versicherungsschutz besteht.
2. Sie zahlen Prämien: Hierfür gibt es ab AMS.4 Version 4.2 die neue Funktion “Prämienzahler”. Damit ist nun auch die Abrechnung und statistische Auswertung in der Konzernabrechnung möglich.

Mit der Funktion “Prämienzahler” können z.B. konzernverbundene Maklerunternehmen die Umverteilung der Prämien automatisieren. Dazu müssen nur die jeweiligen Unternehmen mit ihren Anteilen am Vertrag hinterlegt werden – als VN gilt weiterhin das Unternehmen, auf das der Versicherungsschein ausgestellt ist.

Beim Inkasso der Vertragsprämien durch den Makler werden nun alle fälligen Prämien auf die Prämienzahler aufgespalten und einzelne Rechnungen erzeugt, die natürlich separat auf Zahlungseingang überwacht werden.

Um auch im Bereich der Schadenquoten die mitversicherten Unternehmen im Blick zu behalten, gibt es auch eine neue Auswertungsmöglichkeit nach Prämienzahler. Wenn die angefallenen Schäden vorher den jeweiligen Prämienzahlern zugeordnet wurden, kann hier für jedes Unternehmen die Schadensumme ins Verhältnis zu den anteiligen Prämien gesetzt werden.

Wer sich für die Details des Verfahrens interessiert, dem beantworten wir gerne Fragen und können auch  gerne die Hilfeseiten zu dem neuen Thema zur Verfügung stellen.

Vor kurzem haben wir für einen AMS-Anwender eine neue Variante für die Abrechnung von Courtagen zwischen Versicherer und Makler realisiert. Gelegenheit für eine kurze Bestandsaufnahme in Sachen Courtage-/Provisionskontrolle, und eine Gegenüberstellung der Verfahren.

Der Normalfall

Wenn der Versicherer Vertragsprämien kassiert, ist das Leben für den Vermittler der Verträge normalerweise relativ leicht. Der Versicherer sendet dann regelmäßig seine Courtageabrechnung (auch Bordero oder Bordereau genannt) und listet dort alle kassierten Prämien im Abrechnungszeitraum auf, zusammen mit den darauf entfallenden Courtagen.

Der Vermittler kann sich dann entscheiden, die Abrechnung des Versicherers für wahr und richtig zu halten. Oder er ist misstrauisch und prüft nach. Dazu muss er natürlich selber die abzurechnenden Verträge kennen (dazu eignen sich Bestandsführungssysteme wie AMS.4). Anhand der Verträge kann er ausrechnen, zu welchen Zeitpunkten welche Courtagen fällig gewesen wären (dazu benötigt man mindestens Zahlweise, Ablaufdatum und Prämie).  Aus der Liste der eigentlich fälligen Courtagen können nun die vom Versicherer abgerechneten Courtagen herausgebucht werden werden (das leistet die Provisionskontrolle in AMS.4). Nach der Buchung der korrekt bezahlten Courtagen sind die Beträge in der Buchhaltung und stehen auch für statistische Auswertungen zur Verfügung. Es bleiben die Differenzen übrig:

• Courtagen, die vom Versicherer vergessen wurden – Folge- ebenso wie Abschlusscourtagen oder Courtagen aus Vertragserhöhungen oder Dynamik.
• Courtagen, die falsch berechnet wurden (Unter- oder Überzahlung).
• Ganz selten soll es auch vorgekommen sein, dass überzählige Courtagen gezahlt wurde – etwa weil Vermittlernummern falsch geschlüsselt wurden.

Es bleibt dann nur noch die Aufgabe, dem Versicherer die Fehler mitzuteilen (z.B. ein Ausdruck aus der Provisionskontrolle in AMS.4) und dann auf der nächsten Abrechnung zu kontrollieren, ob die Differenzen ausgeglichen wurden.

Ein angenehmer Nebeneffekt des Verfahrens ist, dass die Courtagen erst bei Bezahlung durch den Versicherer in der eigenen Buchhaltung auftauchen. Es gilt dabei das Prinzip: Was gebucht wird, ist schon bezahlt. Und solange es nicht bezahlt ist, muss ich mit damit nicht befassen.

Der umgekehrte Rechnungslauf

Wenn der Makler in die Bestandsführung eingebunden ist, kann ein anderes Verfahren mit dem Versicherer verabredet werden. Hierbei sendet der Makler dem Versicherer regelmäßig eine Liste der Vertragsfälligkeiten. Die Abrechnung, die der Versicherer macht,  läuft also sozusagen in umgekehrter Richtung. Dabei muss der Versicherer prüfen, welche Fälligkeiten kassiert wurden und welche Courtagen daher bezahlt werden müssen – oder die Fälligkeiten überhaupt erst nach Vorgabe des Maklers kassieren! Etwaige Fehler in der Bestandsführung des Makler muss der Versicherer dem Makler dabei natürlich auch melden.

Bezahlt werden die Courtagen dann vom Versicherer zu einem fast beliebigen späteren Zeitpunkt. Der Makler muss somit nachhalten, welche Courtagen aus früheren Listen bereits bezahlt wurden und welche noch offen sind. Zweckmäßigerweise sendet der Makler dem Versicherer die Liste der noch offenen Courtagen bei der jeder Abrechnung, zusammen mit den neu hinzugekommenen Fälligkeiten.

Für dieses Verfahren muss die Software einige neue Dinge leisten:

• Die Courtagen müssen direkt bei Fälligkeit gebucht werden, damit sie in der Buchhaltung auftauchen und als “offen” nachgehalten werden können (das geht in AMS.4 über die normale Provisionskontrolle).
• Es muss eine Liste von offenen Courtagen für einen Versicherer erstellt werden können (das geht in der Provisionskontrolle oder über einen neuen Menüpunkt “Gebuchte Provisionen”).
• Gebuchte Courtagen müssen nachträglich korrigiert werden können – obwohl sie schon gebucht wurden (dazu mussten wir uns etwas einfallen lassen)
• Courtagen müssen einzeln als “bezahlt” ausgebucht werden können (in der Provisionskontrolle wurde bisher immer davon ausgegangen, dass Positionen in der Abrechnungsliste des Versicherers auch bezahlt wurden – auch hier war also neue Funktionalität gefragt).

Aber mit wenigen Anpassungen ist auch dieses Verfahren nun in AMS.4 abbildbar. Die Frage ist jetzt: wer arbeitet so oder ähnlich und benötigt die beschriebenen Funktionen?

Räumliches Vorstellungsvermögen ist eine wichtige Gabe – sie ermöglicht z.B. das Einschätzen von Entfernungen. Zu schade, dass die wenigsten Menschen derart mit räumlichem Vorstellungsvermögen gesegnet sind, dass sie aus einer Liste von Postleitzahlen direkt sehen können, wie schnell man von A nach B kommt und welche Orte nah beieinander liegen. Letzteres wäre zum Beispiel wichtig, wenn man die Ort bereisen möchte oder ein Anschreiben an Adressen in einer bestimmten Region vorbereitet.

Deshalb lernt AMS.4 jetzt etwas neues: Die Visualisierung von Adressen auf einer Landkarte. Zu Hilfe kommt uns dabei Google Maps, wo Orte auf Karten eingezeichnet und Routen berechnet werden können. In AMS.4 geht es dann so:

Aus der Kundenliste auswählen, welche Orte auf der Karte eingezeichnet werden sollen.

Anzeige der Orte in Google Maps, mit Möglichkeit der Routenberechnung.

P.S.: Anmerkung für Informatiker – das berühmte “Traveling Salesman”-Problem, in dem die optimale Route für das Bereisen mehrerer Orte gefunden werden muss, lösen wir hier nicht – es können nur Routen zwischen zwei Orten eingezeichnet werden. Dafür bleibt dann Raum für Spontanität, wenn zwischen den Reisezielen A und B zum Beispiel der Ort C mit einer überregional bekannten Pizzeria lockt.

In dieser an Wahlkampfparolen reichen Zeit besteht kein Mangel an Forderungen aller Art. Alles, so wird einem versprochen, wird besser – und zwar ohne, dass irgendwo eingespart wird oder Steuern erhöht werden müssen. Da wollen wir uns natürlich dem Zeitgeist nicht entziehen und stimmen in die utopistischen Heilsversprechen mit ein.

Da wir uns aber als Hersteller von Maklerverwaltungssoftware nur mit ganz eng eingegrenzten, dafür aber umso besser beschreibbaren Problemen befassen, sind unsere Utopien etwas bescheidenerer Natur. Zum Beispiel möchten wir hunderte und tausende von Menschen von der Ödnis des täglichen Scannens von hunderten und tausenden Dokumenten erlösen. Nur ganz besonderen Persönlichkeiten ist es ein inneres Bedürfnis, jeden Tag Papierstapel zu sortieren, auf den Scanner zu legen, durchzulesen, Kunden oder Verträgen zuzuordnen, zu archivieren und Arbeitsanweisungen oder Termine dafür zu erstellen. Viele Leute fragen sich eher, warum es den Ausdruck der Dokumente auf Papier und den physikalischen Transport überhaupt noch gibt,  wenn die Dokumente beim Erzeuger ursprünglich als Daten vorhanden waren und am Ende wieder zu Daten werden sollen – und wie es einfacher gehen könnte.

Also: Was wäre, wenn der Schriftwechsel von Versicherern, der zu 90% in Kopie dem Makler ebenfalls zugesandt wird, elektronisch abgeholt und automatisch in der Verwaltung des Maklers abgelegt werden könnte? Dann könnte man sich das Scannen der Policen und Nachträge sparen, und mühelos den ganzen weiteren Schriftwechsel des Versicherers direkt griffbereit in der Verwaltung haben.

Dieses Verfahren zu etablieren verspricht die BiPRO-Norm “Übertragung von Dokumenten und GDV-Daten”, von der an dieser Stelle schon häufiger die Rede war. Die Funktionalität zum Empfangen und automatischen Zuordnen von Dokumenten ist in AMS.4 schon seit einiger Zeit vorhanden, aber die Dokumentquellen – die Versicherer – sprudeln noch nicht wirklich ergiebig.

Gerade heute fand aber ein erneutes Treffen statt, bei dem weitere Versicherer konkrete Absichten offenbart haben, das Verfahren zur Übertragung von Dokumenten zu unterstützen. Schon bald wird es die ersten “produktiven” Partner geben, und zu dem Zeitpunkt werden wir bei AssFiNET zum Aufbruch blasen und die Idee in der Breite bewerben. Solange das noch nicht der Fall ist, bleiben uns nur die Mittel der Politik: die Leidenden zum Durchhalten ermutigen und versprechen, das bald alles besser wird. Ehrlich!

Dokumente und Briefe sind wichtige Unterlagen, deren Lebensweg sich zu verfolgen lohnt. Schließlich lässt sich unter Umständen anhand der Daten zu einem Dokument oder Brief belegen, dass eine bestimmte Aktivität stattgefunden hat oder wann ein Schreiben eingegangen ist.

Deshalb werden bestimmte Momente im Leben von Dokumenten und Briefen in AMS als Datumsfelder festgehalten. Dies sind im einzelnen:

• “Erstellt“: Wann wurde die erste Version erstellt?
• “Archiviert“: Wann wurde die Unterlage in AMS abgelegt?
• “Bearbeitet“: Wann wurde der Brief zuletzt bearbeitet?

Briefe und Dokumente werden in AMS zusammen im “Postbestand” abgelegt, damit sowohl für eingehende wie auch für ausgehende Unterlagen eine vollständige Akte entsteht. Briefe und Dokumente unterscheiden sich aber in einem wichtigen Punkt: Aus AMS erstellte Briefe lassen sich immer nachträglich bearbeiten (es sei denn, sie wurden als PDF abgelegt), Dokumente hingegen können nicht bearbeitet werden.

Für Briefe sind “Archiviert”-Datum und “Erstellt”-Datum also immer gleich – sie werden direkt bei Erstellung archiviert. Sie können mehrfach bearbeitet werden, aber nur das letzte Bearbeitungsdatum (und der letzte Bearbeiter) wird gespeichert.

Bei Dokumenten, die zunächst als Datei nach AMS eingelesen werden, sieht es anders aus. Als “Archiviert”-Datum gilt dort immer das Tagesdatum, an dem das Dokument eingelesen wird. Das “Erstellt”-Datum liegt aber in der Praxis immer vor dem Archivierungsdatum. Es wird zunächst aus dem Änderungsdatum der Datei vorbelegt, kann aber bei der Archivierung noch per Hand überschrieben werden (um z.B. das Datum des Eingegangen-Stempels zu verwenden).

Das “Erstellt”-Datum kann weder bei Briefen noch bei Dokumenten nachträglich geändert werden. Es soll damit verhindert werden, dass die Chronologie nachträglich durcheinander gebracht werden kann; der AMS-Postbestand gewinnt damit an Aussagekraft.

Wer unter der Überschrift “Pflicht und Soll” ein moralisches Traktat oder eine persönliche Stellungnahme zur Verantwortung des Individuums in der Gesellschaft erwartet hat, den muss ich leider enttäuschen.

Wer hingegen vom Wort “Pflicht” zunächst auf die Pflicht zur Eingabe bestimmter Daten für Verträge geschlossen hat, und von da auf die Pflichtfelder in AMS gekommen ist, den kann ich nur beglückwünschen: Genau darum geht es nämlich.

Wer in seinem Vertragsbestand qualifizierte Auswertungen machen will, und dem daher die Qualität der Datenerfassung für Verträge am Herzen liegt, kann seit einiger Zeit in AMS Pflichtfelder einstellen. Die Logik ist einfach: Wenn ein solches Feld nicht eingegeben wurde, dann kann der Vertrag nicht gespeichert werden.

Was ist aber, wenn eine bestimmte Angabe zwar sehr wichtig ist, aber bei Vertragsanlage noch nicht bekannt ist? Dann gibt es zwar nichts einzutragen, der Vertrag kann aber wegen des Pflichtfelds nicht gespeichert werden. Lösungen:

• Platzhalter für fehlende Werte verwenden – z.B. in Textfeldern “?” eintragen. Bei numerischen Feldern und Datumsfeldern sollte man sich auf eine Platzhalter-Zahl bzw. ein Platzhalter-Datum einigen, was für fehlende Werte steht und in Auswertungen herausgefiltert werden kann.
• In der nächsten AMS-Version führen wir neben dem Pflichtfeld und dem “deaktivierten Feld” noch das “Sollfeld” ein. Sollfelder werden zwar in der Eingabemaske wie Pflichtfelder hervorgehoben, müssen aber nicht eingegeben werden. Auch bei fehlendem Wert kann der Vertrag gespeichert werden.